Asiakasrekisteriseloste

1 Rekisterin nimi

Lem-Kem Oy Asiakasrekisteri

2 Yleistä

Lem-Kem Oy on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä Rekisteri) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

3 Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Lem-Kem Oy

Osoite: Vieterikatu 11, 15700 Lahti

Puhelin: 020 7 549 400

Y-tunnus: 0600103-9

Yhteydenotto: asiakasrekisteri@lemkem.fi

4 Kenen henkilötietoja keräämme?

Rekisterissämme käsittelemme yritysasiakkaidemme tietoja

5 Minkä tyyppisiä tietoja keräämme?

Rekisteröidyiltä kerätään seuraavia tietoja:

asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, y-tunnus, asiakkaan / maksajan laskutustiedot, maksutilannetiedot, palvelun kohteena olevan kiinteistön nimi- ja osoitetiedot, pysyvä rakennustunnus, kiinteistötunnus, rakennuksen käyttötarkoitus, käytössäolotilanne, huoneistojen lukumäärä, viranomaispäätösten tiedot sekä näihin liittyen mahdolliset lisätiedot, sopimustiedot sekä vanhan laskutusperusteen tiedot

6 Mistä lähteistä tietoja kerätään?

Rekisteriin kuuluvia henkilötietoja saamme seuraavista lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. palvelusopimuksen solmimisen yhteydessä saadut tiedot, yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta, verkkokauppaostot, uutiskirjeen tilaukset) sekä asiakkaan edustaman yrityksen ja Lem-Kem Oy:n välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja asiakkaistamme Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai heidän palveluistaan (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, yritys- ja yhteisötietojärjestelmät).

7 Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen Lem-Kem Oy:n ja Lem-Kem Oy:n asiakkaan asiakkuuden hoito ja mahdollinen lisäpalveluiden tarjoaminen. Tietoja käytetään myös rajoitetusti markkinointiin. Henkilötietoja käytetään myös palveluiden, tuotemyynnin ja projektien toteutukseen, esimerkiksi kommunikointiin asiakkaan kanssa asennustyön aikana, tai ennen sitä, tai sen jälkeen. Teemme myös asiakastyytyväisyyskyselyjä sekä tarvittaessa voimme koota sisäisiä tilastoja, jotka sisältävät henkilötietoja.

8 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, edellä mainittuja tarkoituksia varten, pääasiassa projektikoordinaatiota varten. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat Rototec Oy, Energiainsinöörit Oy, Web-Veistämö Oy, Frendy Oy, Liana Technologies

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Lem-Kem Oy:n ulkopuoliseen käyttöön. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisille ja poliisille: kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

9 Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Yhteystyökumppaneistamme Mailchimp saattaa käsitellä joitakin rajattuja henkilötietoja EU:n talousalueen ulkopuolella Yhdysvaltalaisilla servereillä, noudattaen EU:n GDPR ja SCC -lainsäädäntöjä.

10 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Tällä hetkellä käytössä olevassa asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Lem-Kem Oy säilyttää sopimukset arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

11 Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;

saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;

vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

vaatia henkilötietojesi poistamista;

vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;

saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamista sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on aina myös oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukkojen takana. Digitaalisesti käsiteltävien henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät vain Lem-Kem Oy:n määrittelemät henkilöt, jotka ovat Lem-Kem Oy:n palveluksessa, sekä Lem-Kem Oy:n toimeksiannosta asiakasrekisterin ja siihen liittyvien tietojärjestelmien ylläpitämiseen tai kehittämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet.

Yhteydenotot:

Voit ottaa yhteyttä myös sähköpostilla, henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai Lem-Kem Oy:n verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta tai kirjallisesti osoitteeseen:

Lem-Kem Oy

Vieterikatu 11

15700 Lahti

13 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

14 Asiakasrekisteritietojen muuttaminen ja poistaminen

Yhteydenotto tietojen muuttamiseen tai poistamiseen: tietosuoja@lemkem.fi